Egészséges megoldás

nexONBÉR, nexONHR a Jahn Ferenc Kórháznál

Az 1600 munkavállalót foglalkoztató kórház vezetése 2004 közepén úgy döntött, hogy megválik korábbi bérszámfejtő rendszerétől, és a NEXON bérügyviteli megoldását alkalmazza. A nexONBÉR, valamint ehhez kapcsolódóan a nexONHR személyügyi moduljának bevezetése az egészségügy számos specifikumából fakadóan komoly szakmai felkészültséget kívánt meg. A projekt részleteiről dr. Gerő Gábor főigazgatóval és Tinyei János humánpolitikai és munkaügyi osztályvezetővel beszélgettünk.

- Közintézményként milyen specialitásoknak kell megfelelniük a bér- és humánügyvitel területén?

Dr. Gerő Gábor: - Intézményünk bérgazdálkodását a vállalkozási szférától két tényező különbözteti meg. Az első a közalkalmazotti státusból fakadó garantált alapilletmény, a második a folyamatos, 24 órás szolgálat. Ez utóbbinak köszönhetően nagyon magas az ügyeleti szolgálat aránya, aminek díjazása emberenként, osztályonként, sőt akár szakmánként is különböző mértékű lehet. Tekintettel arra, hogy létszámhiánnyal küzdünk, nálunk kiugróan magas a pluszmunka költsége. Ez még tovább emelkedhet, hiszen az Európai Bíróság döntésétől függ, hogy az ügyeletet, sőt akár a készenlétet is teljes munkaidőnek kell-e majd elszámolnunk. Egyébként kórházi dolgozóink döntő többsége közalkalmazott, így ennek megfelelően zajlik a bér- és munkaügyi, illetve az egész humánpolitikai rendszer működése.
Tinyei János: - Korábban egy DOS alapú programot használtunk, amely - bár képes volt kezelni az egészségügyre vonatkozó különleges szabályokat - nehezen tudta megvalósítani a más területeken is használandó bér- és személyügyi adatok exportálását. Olyannyira, hogy mi nem is tudtuk ezt a feladatot magunk megoldani, hanem a rendszert fejlesztő programozók állandó jelenlétére volt szükség. Ezzel párhuzamosan - magából a DOS alapú rendszerből adódóan - a program elérte a határait: már nem lehetett az igényeinknek megfelelően tovább bővíteni, és nem lehetett megvalósítani a menedzsment számára elengedhetetlen, szélesebb körű, nagyobb mértékű és gyorsabb adatszolgáltatást sem. Lényegében kiderült, hogy a rendszer nem bővíthető tovább, nem elég rugalmas, és technológiailag bizonyos szempontból elavult.

- Mi történt ezután? Hogyan kezdtek neki az új rendszer kiválasztásának?

G. G.: - A megfelelő partner kiválasztása érdekében 2004 szeptemberében kiírtunk egy tendert, majd a ránk vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően - közintézményről lévén szó - lefolytattuk a hivatalos eljárást. Pályázatunkra összesen három cég nyújtott be ajánlatot. Ezt követően minden pályázó számára lehetőséget biztosítottunk egy személyes prezentációra, ahol mind a pályázatukat, mind az annak magját képező rendszert bemutathatták. Az elbírálás legfontosabb két szempontjaként a szakmai hozzáértést, illetve az ár-érték arányt vettük számításba, és ezek alapján döntöttünk a NEXON mellett.

- Milyen lépcsőkben történt meg a bevezetés?

T. J.: - A projekt 2004 októberében indult: felmértük gépparkunkat, majd a rendszerkövetelményeknek
megfelelően végrehajtottuk a szükséges módosításokat. A programtelepítés maga gördülékenyen zajlott, az egész bevezetés során összesen egyetlen kritikus pontot tudnék megemlíteni. Sajnos a régi programban lévő adatállományt nem tudtuk zökkenőmentesen átmenteni az új rendszerbe, mivel az előző szolgáltató megtagadta az együttműködést. Ennek ellenére a NEXON szakembereinek sikerült a dolgozói adatállományunk körülbelül hetven százalékát kinyerni, konvertálni és az új rendszerbe betölteni. 2005. január 10-ére olyan állapotban volt a rendszer, hogy az éppen esedékes 13. havi fizetést már az új programmal tudtuk számfejteni, és a januári bérek számfejtése is határidőcsúszás nélkül zajlott le. Ezzel párhuzamosan bevezettük a rendszer nexONHR személyügyi nyilvántartás modulját is, de ennek funkcionalitását még nem használjuk ki teljesen.

- Mi volt az általános tapasztalata a rendszerbevezetéssel kapcsolatban?

T. J.: - A bevezetés során nem volt szükség párhuzamos üzemre. A bérszámfejtők számára ez a megoldás azért sem lett volna üdvözítő, mert párhuzamos üzem esetében túlságosan leterheli őket a kettős adatbevitel és az ezzel járó pluszmunka. Így a bevezetés során csak az új rendszerre koncentráltunk, és kizárólag a nexONBÉR-rel végeztük az aktuális hónap bérszámfejtési feladatait. Általában egy új rendszert úgy érdemes bevezetni, hogy az első időszakban párhuzamosan működik a régi és az új megoldás. Nálunk erre - önhibánkon kívül - nem volt lehetőség, ennek ellenére jól sikerült a projekt. A NEXON ebben kitűnő partnernek bizonyult, a bevezetési időszakban minimum heti két napot töltöttek itt a cég szakemberei, és végezték a rendszer testre szabását, illetve ezzel párhuzamosan a kollégák betanítását.

- Hogyan fogadták az új rendszer bevezetését a program felhasználói?

T. J.: - Általában minden újítás, a régi, megszokottól való eltérés kisebb-nagyobb félelmet ébreszt a dolgozókban. Bár eleinte kicsit idegenkedtek az új rendszertől, mostanra nemcsak megszokták, de meg is szerették a programot. Jelenleg éppen az adóbevallások időszakában vagyunk, gőzerővel folyik a munka, és az ehhez szükséges modulról is nagyon pozitív visszajelzést adtak a kollégák. Szeretik használni, mert a nexONBÉR a régi rendszerünkhöz képest kezelhetőbb, áttekinthetőbb. Néha előfordulnak még apróbb problémák, melyeket jelzünk a NEXON felé. Ők ezeket figyelembe is veszik, és az igényeinknek megfelelően módosítják a programot.

- Hányan dolgoznak a nexONBÉR programmal, hány fő végzi a bérszámfejtést?

T. J.: - Jelen pillanatban négy bérszámfejtőnk van, de a következő hónapban az egyik kolléganőnk nyugdíjba megy. Az új rendszer bevezetésével azonban 3 bérszámfejtő is el tudja végezni a munkát. A nexONBÉR előnyeit élvezi további két bérgazdálkodónk, aki az eddigi papír alapú adatszolgáltatás helyett ma már sokkal egyszerűbb módon tudja elvégezni a munkáját: csak lekéri az adatállományokat Excel formátumban, és ezekkel könnyedén elvégzi a szükséges műveleteket.

- A számviteli jogszabályok változása igen gyakori a versenyszférában. Igaz ez a közszférában is?

G. G.: - A törvények és rendeletek gyors változása sajnos minket is érint. Nyilván ezek a módosítások másként csapódnak le a versenyszférában, és másként a közszférában. A végeredmény ennek ellenére ugyanaz: a bérügyviteli rendszert folyamatosan frissíteni kell. Bár a NEXON megfelelően követi a jogszabályváltozásokat, mindkét fél számára szerencsésebb lenne, ha egy évre előre kiszámíthatóak lennének a jogszabályi változások - ez elsősorban a jogalkotóval szemben fogalmaz meg új elvárásokat.

- Milyen tapasztalatokat szereztek a most induló elektronikus adóbevallás kapcsán? Hogyan támogatja a NEXON az - Önök esetében is kötelező - új bevallási formát?

T. J.: - Ez az időszak bizonyára nagyon komoly terhet ró a NEXON-ra, hiszen tudomásunk szerint az adóhivatal a programleírást nagyon későn tette közzé, ráadásul azóta több módosítás is történt az eredeti specifikációhoz képest. Így nagyon komoly energiákat kell a program gyors kifejlesztésére fordítani. Természetesen a csúszásból adódóan a cégekhez is viszonylag későn került ki a program, ami azóta többször is újrafrissítésre, fejlesztésre került. Mindettől függetlenül már az első verzióval el lehetett kezdeni a munkát. A mi nehézségeink éppen ezért nem a NEXON programjából adódnak, hanem az egész adatszolgáltatási rendszer hiányosságaiból.

- Milyen tapasztalatokat szereztek a nexONBÉR több mint 1 éves használata alatt?

T. J.: - Túl azon, hogy a rendszer teljesítette az előzetes elvárásainkat, nagy segítséget jelent a könyvelés területén, hiszen e munka során a kinyomtatott anyagot már nem kell kézzel egy másik programba "belekalapálni". Szintén könnyebbséget jelent a különféle jelentési kötelezettségeink összeállításában. Ma már szinte nem telik el úgy hónap, hogy valamit valahova jelentenünk ne kellene, ami ekkora létszámnál komoly feladat.

- Egy hasonló tevékenységű közintézmény számára milyen tanácsokat adnának a rendszerbevezetés kapcsán?

G. G.: - Talán nem túlzás, ha azt mondom: egészségügyi vonatkozásban mi voltunk, vagyunk a NEXON mintaprojektje, "kísérleti nyula". Úgy tudom, a programnak korábban is volt közalkalmazotti modulja, de az egészségügy specifikumait kezelő megoldást a mi intézményünkben vezették be elsőként. Ezért a következő kórháznak már lényegesen könnyebb, egyszerűbb dolga lesz.
T. J.: - Én a projekt kapcsán az adatkonvertálásra hívnám fel a figyelmet. Ezt a folyamatot kell nagyon alaposan előkészíteni. Jó előre tájékozódni kell, hogy milyen számítógépes vagy informatikai programot használ az adott intézmény, és már a tárgyalások szakaszában elindítani azt a munkát, ami az adatok migrációját meggyorsítja, biztonságosabbá teszi.

- Milyen partnernek ismerték meg a NEXON-t a bevezetés alatt és az azóta is tartó együttműködés során?

G. G.: - A NEXON-t minden tekintetben korrekt és jól felkészült partnernek ismertük meg. Más informatikai cégekkel szemben fogékonyak a problémák iránt, és jóval hamarabb reagálnak - még akkor is, ha egy termék megváltoztatása korántsem megy gyorsan. Az igényeink, illetve a változtatás szükségességének visszaigazolása sokkal gyorsabban megtörténik, mint ahogy azt más esetekben tapasztaltuk. Ez mindenképpen erőssége a cégnek.
T. J.: - A rendszer bevezetésekor és a folyamatos szakmai együttműködés során egyaránt tapasztaltuk, hogy a NEXON munkatársai nagy szakértelemmel rendelkeznek, és igen segítőkészek. Ez egyébként egy ekkora, közel 2000 embert érintő projekt során gyakorlatilag elengedhetetlen.