Nem mágia

Kiszervezett bérszámfejtés a Philipsnél

A Philips Magyarország Kft. győri kirendeltségének vezetői 2005-ben döntöttek úgy, hogy a vállalat dolgozóinak bérszámfejtését külső szolgáltatóra bízzák. Az átállás különlegességéről, a projekt alakulásáról és annak későbbi kibővítéséről Rozman Richárd, a Philips Magyarország Kft. győri gyáregységének személyügyi igazgatója számolt be.

- Bemutatná nekünk, hogyan oldották meg a Philips győri üzemében a bérszámfejtést a tevékenység kiszervezését megelőző időszakban?

- A Philips győri üzemének esete érdekes történet. Egyrészt elmondható, hogy régi NEXON-ügyfelek vagyunk, hiszen korábban házon belül, a NEXON BERENC programjának segítségével folytattuk a bérszámfejtést. Később stratégiai okokból - sok más vállalathoz hasonlóan - az outsourcing mellett döntöttünk, és egy külső szolgáltatóra bíztuk bérszámfejtésünket, amely a NEXON szoftverével folytatta tovább ezt a tevékenységet. Amikor ezzel a szolgáltatóval lejárt a szerződésünk, úgy döntöttünk, hogy pályázatot írunk ki bérszámfejtésünk outsourcing keretében történő további ellátására. A pályázatot egy új szolgáltató nyerte meg, aki a NEXON szoftvere helyett saját rendszerével kezdte el a győri üzem dolgozóinak bérszámfejtését. Az átállás sajnos nem ment zökkenőmentesen, és a helyzet később sem javult. Olyan sok problémával kellett megküzdenünk, hogy gyakorlatilag nekem is napi szinten kellett a felmerült gondokkal foglalkoznom. Ezt követően döntöttünk úgy, hogy felülvizsgáljuk döntésünket és a korábbi nyílt tender szempontrendszerét. Így a NEXON kapta meg a megbízást. 2005 második negyedéve óta dolgozunk együtt, és azóta minden visszakerült a régi kerékvágásba: gyakorlatilag zökkenőmentesen és határidőre történik a bérszámfejtés, valamint a megfelelő szervek felé kötelezően előírt adatszolgáltatás.

- Tehát 2005 második negyedéve óta dolgoznak együtt a NEXON-nal. Hogyan zajlott le ez az átállás?

- A konkrét bevezetésben részünkről a személyzeti osztályunk, valamint az a részlegünk vett részt, amely kifejezetten a vállalaton belüli projektek szakszerű menedzsmentjéért felel. Ez a csapat jellemzően gyártási folyamatok és egyéb jellegű projektek levezénylését végzi. A NEXON szintén delegált egy projektmenedzsert, valamint a vállalat győri irodájának szakemberei is részt vettek a projektterv elkészítésében és a szakmai támogatásban. Egyébként bizonyos szempontból nagyon szerencsés helyzetben voltunk, hiszen a korábbi szolgáltató terméke mindössze néhány hónapig volt használatban, azt megelőzően a NEXON programja működött nálunk. Így miután megkötöttük az outsourcing-szerződést a NEXON-nal, a "régi-új" rendszer bevezetése - bár az adatokat újra át kellett konvertálni - nagyon gyorsan megtörtént.

- Tehát mindössze 2 hónap alatt eljutottak oda, hogy a NEXON outsourcing keretében végezze a bérszámfejtést. Milyen tapasztalatokat szereztek azóta?

- Ha visszatekintek az elmúlt 1 évre, nem tudok olyan hibát említeni, amely "menedzsmentfigyelmet" érdemelt volna. Ezenkívül a munkatársaink is pozitívan élték meg a váltást. Mivel bérügyvitelünk korábban is kiszervezés keretében működött, a projekt a személyzeti állományban sem okozott semmilyen változást.

- A bérszámfejtés kiszervezése során milyen feladatokat kellett végrehajtaniuk?

- A projekt végrehajtása előtt a NEXON-nal közösen elkészítettük azt a forgatókönyvet, amely minden lépéshez erőforrásokat és határidőket rendelt. E dokumentum alapján haladtunk, és az első hónapban eljutottunk oda, hogy próbabérszámfejtésre kerülhetett sor. A kapott eredmények elemzése már a következő hónapban történt meg. Közösen megvizsgáltuk a felmerülő technikai kérdéseket, majd a második hónap végére helyreállt az univerzum rendje.

- Az univerzum rendje? Milyen mágiát űztek Önöknél a NEXON projektmenedzserei?

- Semmi mágikus dolog nem történt. A NEXON szakemberei egyszerűen csak jól csinálták azt, amire szerződtek.

- Milyen informatikai elvárásoknak kellett megfelelniük?

- Szerettük volna, hogy a bérszámfejtésben keletkező adatokat - annak ellenére, hogy a tevékenység házon kívül folyik - naprakészen nyomon tudjuk követni, másrészt a fontosabb összesítő adatokat saját informatikai rendszereinkben feldolgozhatóvá kívántuk tenni. A NEXON mindkét általunk szabott feltételt könnyedén teljesítette. Így egyrészt bármikor "bele tudunk nézni" a bérszámfejtésünkbe, másrészt a menedzsmentirányítási rendszerünkhöz való igazítás sem okozott semmilyen problémát. Ez utóbbi lehetővé teszi, hogy a bérügy fontosabb adatairól a teljes menedzsment aktuális és átfogó képet kapjon.

- Úgy tudjuk, hogy fél évvel a sikeres outsourcing-projekt után tovább mélyült és más területre is kiterjedt a két vállalat közötti együttműködés...

- A jelentős alkalmazotti létszám kapcsán már korábban is működött nálunk egy viszonylag egyszerű beléptetőrendszer. Azonban úgy gondoltuk, hogy e tekintetben ugyancsak érdemes lenne egyszerűsíteni folyamatainkat, és ezzel párhuzamosan megszabadulni egy jelentős adminisztratív tehertől. Ezért döntöttünk amellett, hogy bevezetjük a nexONTIMEot. Korábban az időadatok és a bérszámfejtő program között egy majdnem kézi szintű átalakítás zajlott, ami a XXI. században nem elfogadható. Azonban a kiszervezésnek köszönhetően lett egy biztonságos és megbízhatóan futó bérügyviteli megoldásunk, amire már lehetett építkezni. Ezért cseréltük le a korábbi rendszert a NEXON nexONTIME nevű beléptető- és munkaidő-nyilvántartó megoldására. Így egy olyan funkcionalitással rendelkező megoldást vezettünk be, amely nemcsak a dolgozók beléptetésére és a biztonságtechnikai berendezések vezérlésére alkalmas, hanem a munkaidőadatokat is automatikusan feldolgozza, így integrált egységet képez a bérügyvitellel.

- Kanyarodjunk vissza egy kicsit ahhoz a döntéshez, miszerint a bérszámfejtést kiszervezik. Az Önök esetében milyen érvek szóltak az outsourcing mellett?

- A fő törekvésünk az volt, hogy lehetővé tegyük a támogató osztályok számára, hogy csak a kulcskompetenciákkal foglalkozzanak. Ehhez kerestünk és találtunk a NEXON-ban olyan partnert, amely régóta végez ilyen tevékenységet, és piacvezető Magyarországon. Az outsourcing alapelve egyébként az, hogy szervezzük ki mindazokat a tevékenységeket, amelyek nem tartoznak szorosan az alaptevékenységünkhoz. Mi a Philipsnél az elektronikai termékek gyártásához értünk a legjobban, és ezt szerettük volna erősíteni.

- Vizsgálták-e esetleg a költségek szempontjából is a döntést?

- Természetesen utánaszámoltunk a költségeknek, hiszen minden egyes kiszervezési tevékenység esetében össze kell vetni, hogy mikor jár jobban az ember: mennyibe kerül, ha saját maga végzi el, és mennyit kell fizetnie akkor, ha másra bízza a feladatokat. Hangsúlyozni szeretném azonban, hogy ez másodlagos szempont volt. Míg mi csak a saját bérszámfejtésünket végezhetjük el, addig egy profi partner - aki mondjuk tízszerhússzor annyi embernek nyújtja a szolgáltatást - sokkal jobban ki tudja használni a méretből adódó hatékonyságot. Tehát ha jól sikerül a bérszámfejtés kiszervezése, akkor ez nyereséges projekt is lehet. E tekintetben azonban nem szabad csodát várni. A kiszervezésen lehet anyagilag is nyerni, de ennél fontosabb, hogy minőségileg és szakmailag egyaránt jól alátámasztott, megbízható és stabil folyamat álljon elő.

- Ön mit tanácsolna egy kiszervezési folyamat előtt álló vállalat, illetve annak személyzeti vezetője számára? Mire kell figyelni a szolgáltató kiválasztásánál?

- Először is: csak olyan tevékenységet szabad kiszervezni, amelyet a vállalaton belül jól tudunk definiálni. Ha ez adott, akkor is csak professzionális, komoly referenciákkal rendelkező partnerrel dolgozzunk, ne olyannal, aki éppen most akarja megtanulni a szakmát. Tehát a piacon már bevezetett, jól működő rendszert kell átvenni. Egy projekt bevezetésénél nem szabad sajnálni az időt és az erőforrást a tervezésre, mert a jól elvégzett tervezés hamarabb kezd megtérülni: sokszor már maga a bevezetés is gyorsabban elvégezhető. Emellett a képzés szintén nagyon fontos. A rendszer ismerete az outsourcing esetében is lényeges, hiszen bár a bérszámfejtést nem mi végezzük, a lekérdezések során elengedhetetlen a termékismeret.

- Mikor lehet sikeresnek nevezni egy kiszervezési projektet?

- Vezetőként én akkor vagyok elégedett, ha a szolgáltatóval félévente aktuális találkozásainkkor egy kávé mellett mindig csak arról beszélgetünk, hogy milyen sikeres volt a projektünk. A NEXON-nal ez mindeddig így történt.