A felgyorsult reagáló képesség stratégiai előnyt jelent

nexONBÉR és nexONHR az OBI áruházláncnál

A cég vezetése 2004 szeptemberében döntött úgy, hogy korábbi problémák megoldása és a dinamikus növekedés hatékonyabb támogatása érdekében bérügyviteli rendszert, illetve szolgáltatót vált, és a teljes magyarországi hálózatában bevezeti a nexONBÉR-t, ezzel párhuzamosan pedig humánerőforrás-gazdálkodás korszerű megvalósítását biztosító nexONHR-t. A 2004-es évzárásra eső projekt szűk határidőkkel került megvalósításra, így a bevezetést végző NEXON és az OBI számára is komoly kihívást jelentett. A projekt részleteiről Gavallér Zsoltot, az OBI Hungary Franchise Center Kft. személyzeti vezetőjét kérdeztük.

- Személyzeti vezetőként egy ekkora dolgozói állomány menedzselése, adminisztrálása - főleg, akkor, ha ez dinamikusan bővül - bizonyára nem egyszerű feladat. Milyen informatikai megoldások támogatták az új rendszer bevezetése előtt a munkájukat?

- Az OBI 17 tagú áruházláncában, illetve az ezeket támogató franchise központban jelenleg - 2005 elején - több mint 1300-an dolgoznak, ráadásul ez a létszám évről évre több száz fővel növekszik. Valóban elég komoly feladatot jelent a meglévő létszám megfelelő szolgáltatásokkal való ellátása, miközben gondoskodni kell a növekedést biztosító új dolgozók felvételéről, betanításáról és rendszeres képzéséről. Ez folyamatos kihívást jelent a humánerőforrás gazdálkodás és bérszámfejtés területén dolgozóknak, de általában véve minden munkatársunk számára, hiszen az áruházakat meg kell tervezni, fel kell építeni, berendezni, és vevőink elvárásainak megfelelően üzemeltetni. 2004-ben például 62 napon belül nyitottunk meg 4 új áruházat, ez jelentős terhelést jelentett. Ami a szoftveres segítséget illeti: mielőtt bevezettük a NEXON bér- és humánügyviteli megoldását, a hr részére komolyabb informatikai támogatás nem állt rendelkezésére. Volt egy beléptető és munkaidő nyilvántartó rendszer, ami most is alapja az integrált megoldásnak, illetve egy másik bérszámfejtő alkalmazás, de ez utóbbival nem voltunk túlságosan elégedettek.

- Milyen elvárásokat támasztottak az új program, illetve szolgáltató felé?

- Elsősorban a kiszolgálás minőségével és színvonalával kapcsolatban fogalmazódtak meg az elvárásaink. Véleményem szerint az ügyfél minden szituációban szent, és ha az ügyfélnek problémája van, akkor azt illik megoldani. Ha ez nem így történik, akkor sérül a kiszolgálás színvonala. Minden cégnek vannak vevői - ha máshol nem, akkor a szervezeten belül -, akiket megfelelő színvonalon kell kiszolgálni. Nálunk például az összes kollégám "belső vevője" a hr-nek, hiszen mi bérszámfejtjük a fizetésüket, képezzük őket, egyengetjük a karrierjüket. Mindez kifelé is igaz, hiszen kereskedők vagyunk, így minden nap találkozunk a vevőinkkel. Ha pedig külső és belső vevőink megkövetelik tőlünk, hogy figyeljünk oda rájuk, akkor ezt mi is elvárhatjuk beszállítóinktól, hogy figyeljenek az igényeinkre, legyenek érzékenyek a problémáink iránt. Ha ez nem így történik, akkor ebből levonjuk a megfelelő konzekvenciát. Sajnos nem mindig sikerült zöldágra vergődnünk a korábbi szolgáltatónkkal, így aztán úgy döntöttünk, hogy megválunk tőle.

- Milyen egyéb indokokat sorakoztattak fel az új - ráadásul a korábbinál jóval nagyobb funkcionalitással bíró - rendszer bevezetése mellett?

- Nagyon fontos szempont volt számunkra, hogy az új megoldás integrálható legyen a már meglévő, illetve a jövőben bevezetésre kerülő informatikai rendszereinkhez. Egy hr rendszeren belül a bérszámfejtés mindennek az alapja, hiszen onnan mennek ki az alapinformációk, a személyes- és béradatok. Ezt továbbgondolva olyan - a hr munkáját támogató - szolgáltatásokat is be akartunk vezetni, melyek integrálhatók a bérszámfejtési megoldáshoz. Mindez egybevágott azzal az elképzeléssel, hogy mi jó hr-t szeretnénk csinálni, jó szolgáltatói szeretnénk lenni munkatársainknak.

- Tehát az egyik céljuk az volt, hogy integrált hr rendszereket vezessenek be. A másik oldalról - valamilyen vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódóan - beszélhetünk-e integrációs törekvésről?

- Igen, hiszen a pénzügyi oldalon SAP vállalatirányítási rendszer működik. Ebből adódik, hogy nem csak "lefelé" a bérmodul irányába szeretnénk megvalósítani az integrációt, hanem "felfelé" is, amerre az információ tovább áramlik. Az SAP-val való kapcsolat megteremtése is része volt a projektnek, hiszen a manuális bérfeladást automatikus bérfeladásra lehet így cserélni. A korábbi munkahelyemen is tökéletesen működött ez a megoldás, ott hasonló szisztémában szintén az SAP és a NEXON megoldását alkalmaztuk, s ezt a NEXON az OBI esetében is biztosítani tudta.

- Kicsit forgassuk vissza az idő kerekét 2004 szeptemberére, amikor úgy döntöttek, hogy tendert írnak ki az új rendszer kiválasztása érdekében. Hogyan, és az eddig említetteken túl milyen szempontrendszer alapján esett a választás a NEXON-ra?

- 2004 őszén alaposan körbenéztünk a piacon, majd tendert írtunk ki bérszámfejtő program bevezetésére és támogatására, illetve humánerőforrás gazdálkodásunkat informatikai alapokra helyező integrált megoldás későbbiekben történő bevezetésére. A legfontosabb szempont az volt, hogy képes legyen a rendszer integráltan, moduláris elemekből felépülve összekötni több különböző szolgáltatást, így a bérszámfejtést, a teljesítmény kiértékelésnek megalapozását, az emberek kiválasztását, a tréning rendszert és egyfajta könnyen lekérdezhető információs bázist adjon a felső vezetés kezébe. Szintén fontos szempont volt a rendszerek integrálhatósága mellett a minőség. Ez utóbbival kapcsolatban korábbi munkahelyemen szintén nagyon pozitív tapasztalatokat szereztem a NEXON-ról, hiszen a működés zökkenőmentes volt. Nem hagytuk ugyanakkor figyelmen kívül az árat sem, de nem önmagában vizsgáltuk ezt a kérdést, hanem az ár és az érték kapcsolatára koncentráltunk. Egy rendszer ugyanis lehet olcsó, amikor megvásároljuk, de aztán a járulékos problémák mégis drágábbá teszik. Szóba került az SAP hr moduljának bevezetése is, de az ma Magyarországon még nem biztos hogy hasonló áron nyújtja azt a rugalmasságot, amit mi elvártunk egy ilyen megoldástól. Az apró részleteket is figyelembe vevő kiválasztási procedúra győztese a NEXON lett, akivel november közepén meg is kötöttük a szerződést. Elsőként a nexONBÉR-t vettük meg, de jeleztük, hogy érdekel bennünket a nexONHR több modulja is. Utólag bevallom, hogy elég szűk határidőt szabtunk meg - ami a munkatársaim terheltségén is jól látszott -, hiszen a januári bérszámfejtést már a nexONBÉR-rel akartunk megcsinálni, ráadásul a hr modulok iránti érdeklődésből végül egy második, a nexONBÉR bevezetésével párhuzamosan futó projekt született.

- Ezek szerint egy egyébként is nehéz időszakban - évzáráskor - vezették be a nexONBÉR-t, ráadásul - az előzetes tervekkel szemben - mindjárt a nexONHR-t is?

Igen, pontosan ez volt a helyzet. Közösen elkészítettük a projekttervet, ami nagy terheket rótt mindkét félre, de tarthatónak tűnt, ezért mindkét fél elfogadta. Ezt követően megkezdődött a kollégák oktatása, illetve ezzel párhuzamosan az adatfelvitel, a rendszer bevezetése és az integrált kapcsolat megteremtése. Kisebb zökkenők voltak ugyan, de a projekt jól sikerült. Jó volt azt látni, hogy egyes rossz tapasztalatokkal szemben a NEXON szakemberei mindig elérhetők voltak. A nexONBÉR bevezetését Purcsi János, míg a hr modulokét Hadnagy Tünde és Réti Marica vitte a NEXON részéről. Nem csak szakmailag, de emberileg is nagyon elégedettek voltunk mindhármukkal, a projekt idején különösen a két hölgy szinte az OBI csapatának részévé váltak, ami véleményem szerint nagyon pozitív. Erre az erős egységre szükség is volt, hiszen decemberben szembesültünk vele, hogy az előző szolgáltató, nem frissítette a 2004-re vonatkozó adó és TB rendszert. Ez a magatartás szerencsére nem lepett meg minket különösebben...

- Hogyan sikerült venni a váratlan akadályt? Milyen partnernek bizonyult ebben a helyzetben a NEXON?

- Jeleztük a problémát a NEXON szakemberei felé, akik nagyon készségesek voltak, és azonnal segítő kezet nyújtottak. Rögtön megkezdtük az adatok új rendszerbe történő manuális feltöltését, ami jó pár napot vett igénybe. Ebben az időszakban a kollégáim nagyon le voltak terhelve. El kellett végeznünk a havi számfejtéseket, teljesíteni az APEH felé az adatszolgáltatást, miközben tanultuk az új rendszert. Január 28-án, a közelgő adóhatáridő nyomása mellett, jeleztük a NEXON felé, hogy extra segítségre lenne szükségünk. Ekkor már sikeresen lezajlott a januári bérszámfejtés, viszont az éves adóbevallásban segítségre szorultunk. A NEXON részéről Purcsi úr jött el hozzánk, és megoldotta a feladatot. Fél nyolckor ugyan még három forint eltérést kerestünk, de végül megtaláltuk. Háromszor 1 forintnyit tévedtünk elsőre, három dolgozónk bérszámfejtésénél. Így január 31-én este nyolc órakor elment az APEH felé a 2004-es bevallás, méghozzá hibátlanul.

- Miben lett az OBI élete más a NEXON megoldásainak bevezetése óta? Hozzájutnak-e például olyan információkhoz, amelyek eddig nem álltak rendelkezésre?

- Ha rövid választ szeretnék adni, azt mondanám, hogy az életünk sokkal könnyebb lett. A számunkra fontos információkat eddig is ki tudtuk szűrni, de ez jelenleg már sokkal egyszerűbb, átláthatóbb, kezelhetőbb. Miután korábban nem volt hr rendszer, egy-egy információ kikeresése eddig jelentős manuális munkát igényelt. Természetesen a hr "Egy rendszer ugyanis lehet olcsó, amikor megvásároljuk, de aztán a járulékos problémák mégis drágábbá teszik." www.nexon.hu/nexonber 4 rendszert is fel kell tölteni, ami manuális adatbevitelt feltételez, de utána már gyakorlatilag gombnyomásra jön az információ. Ha például meg akarom tudni, hogy hány olyan jelöltünk van a hálózaton belül, akinek ad abszurdum 3 nyelvvizsgája van, és ezek között szerepel a svéd, akkor ezt pillanatok alatt lekérdezhetem. Korábban ez hosszú keresést jelentett volna. A mi stratégiánk része, hogy az új áruházainkban dolgozók egy részét meglévő alkalmazottaink közül válasszuk ki, ennek nyilván több oka van: lehetőséget biztosítunk a karrierépítésre, illetve olyan embereket is foglalkoztatunk az új áruházakban, akik már jól ismerik az OBI-t. Márpedig ha első körben a belső jelölteket preferáljuk, ahhoz tudnom kell, hogy kikből lehet válogatni. Ha például kiírunk egy áruháznyitást, akkor minden pozícióhoz tartozik egy profil, ami tartalmazza az elvárásokat. Most már képesek vagyunk arra, hogy az egyes profilokra nézve gyorsan meghatározzuk, hogy kik lehetnek a megfelelő jelöltek.

- Kimondhatjuk, hogy ez a felgyorsult reagáló képesség stratégiai előnyt jelent a szervezet számára?

- Igen. Hatékonyabban és gyorsabban, és ezekből eredően olcsóbban és szervezettebben tudunk megfelelő embereket találni az áruházaink számára. A hatékonyság egyben azt is jelenti, hogy ha nem kell manuálisan keresgetni az emberek között, mert a szükséges információ 2 perc alatt rendelkezésre áll, akkor az így szabaddá vált napokat arra tudjuk felhasználni, hogy a konkrét kiválasztás jobb minőségű legyen, hogy valóban a legjobb embereket találjuk meg az adott pozíciókra. A nexONHR lehetővé teszi azt, hogy képesek legyünk belső jelölteket találni az adott pozíciókra. Összességében pedig elmondható, hogy a dinamikus növekedésünket, évi 300- 350 dolgozó felvételét, képzését, karrier tervezését, bérszámfejtését nagyon jól támogatja a NEXON megoldása.

- Mennyire volt könnyen megtanulható a rendszerek kezelése?

- Azt gondolom, hogy minden rendszernek más a logikája, más a gondolkodásmódja, így bizonyos szintű energiát mindenképpen felemészt a megtanulásuk. A konkrét tréningnapokat tekintve ez a nexONBÉR esetében 3, míg a nexONHR-nél 8 napot vett igénybe. Általánosságban azt mondhatom, hogy nem volt nehéz a betanulás, a kolléganőim egyébként szeretik a rendszereket, és elismerően nyilatkoztak róluk. Sokféle információhoz hozzá lehet férni, számos lekérdezést lehet végrehajtani, látszik, hogy konzisztens szoftverekről van szó, melyek rugalmasak, és a magyar viszonyokra lettek kitalálva.

- Az elmúlt hónapok után már rutinszerűen használják a rendszert. Milyen tapasztalatokat osztana meg másokkal, akik hasonló megoldások bevezetés előtt állnak?

- Nyilván minden cég saját maga ismeri legjobban az igényeit, így nem adnék tanácsot, csak azokat a kulcsfontosságú momentumokat fogalmaznám meg, amire mi odafigyeltünk a sikeres projekt érdekében. Egyrészt legyen tisztában a vállalat azzal, hogy mire van szüksége, mit akar elérni, és ez hogyan illeszthető bele a vállalati stratégiába. A mi esetünkben például a vállalati kultúraváltás támogatásában is részt vesz az új rendszer. Ezen kívül nem szabad túl sokat vállalni egyszerre, és nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő partner kiválasztására. Számunkra a NEXON kiváló megoldást nyújtott, ráadásul a váratlan és kritikus pillanatokban eddig jó választásnak bizonyult.

- A fokozatosság jegyében milyen bővítési terveket szőttek az elkövetkezendő időszakra?

- A fokozatosság jegyében milyen bővítési terveket szőttek az elkövetkezendő időszakra? - Első körben - egyelőre még konkrét bevezetési időpont nélkül - bővíteni szeretnénk a nexONHR funkcionalitását, méghozzá a karrier- és utódlástervezés modullal. Azt is meg szeretnénk valósítani, hogy felületeink az interneten keresztül is elérhetőek legyenek, vagyis képesek legyünk arra, hogy az interneten keresztül - a megfelelő jogosultságok ellenőrzése után - a belső hálózatra belépve felvihessünk, lekérdezhessünk, módosíthassunk adatokat. Úgy látjuk, hogy a NEXON eddig még nem bevezetett megoldásai komoly fejlődési lehetőséget jelenthetnek számunkra a jövőben.