Építő megoldás a Wienerbergernél

A Wienerberger Téglaipari Rt. 2004 közepén döntött úgy, hogy több sebből vérző bérügyviteli programját lecseréli. A többkörös kiválasztás eredményeként a vállalat a NEXON nexONBÉR bérügyviteli programját, illetve ezzel párhuzamosan - a korábbi papír alapú rendszer kiváltásaként - nexONTIME beléptető- és munkaidő-nyilvántartó megoldását is bevezette. A projekt részleteiről és tanulságairól Burai Zsolttal, a Wienerberger Rt. informatikai vezetőjével beszélgettünk.

- Bemutatná nekünk, hogy milyen módon és - mivel váltásra kényszerültek - milyen problémákkal zajlott korábban Önöknél a bérszámfejtés?

B. Zs.: - A Wienerberger 15, az ország különböző régióiban elhelyezkedő gyárat számlál. Korábban a bérszámfejtést lokális szinten, vagyis a 15 telephely mindegyikén egyedileg, de ugyanattól a gyártótól származó bérügyviteli programmal oldottuk meg. Az adatokat azután a budapesti adminisztrációs központban összesítették a bérszámfejtő kollégák. A telephelyeken nagyon minimális adminisztratív személyzet dolgozik, így bármilyen szoftveres vagy személyes probléma adódott, azt nagyon nehezen tudtuk a központból orvosolni. Mivel a bérszámfejtő program nem támogatta a hálózatos megoldást, a központból egyszerűen nem láttuk azonnal, hogy mi történik, vagy éppen mi okozza a hibát a gyárak bérszámfejtésében. A lokális rendszerekben felmerülő hibák kijavítása gyakorlatilag lehetetlen volt, és ez a dolgozói létszám növekedésével párhuzamosan egyre inkább egy új, korszerű bérügyviteli rendszer bevezetését sürgette. Tulajdonképpen a lokális megoldás helyett egy, a hálózaton keresztül üzemeltethető rendszerre akartunk átállni.

- Azon túl, hogy korábban nem volt lehetőség az integrált, hálózaton keresztüli bérszámfejtésre, milyen problémákkal szembesültek, amelyek kapcsán végleg elfogyott a türelemük?

B. Zs.: - Az imént említetten túl még két fő oka volt a program cseréjének: az előző szoftvert szállító partner nem követte megfelelően a programhibák javításait, és nem tudta kielégíteni egyéni igényeinket sem. Ráadásul a nagyobb mértékű létszámnövekedés is újabb kihívás elé állított minket a bérszámfejtés területén, így 2004 nyarán úgy döntöttünk, hogy egy korszerűbb humáninformatikai megoldást keresünk, amely végleg megoldja a korábbi problémákat.

- Hogyan, mely paraméterek mentén zajlott a tendereztetés, és milyen szempontrendszer alapján választották ki az új szolgáltatót?

B. Zs.: - Hagyományos értelemben véve nem írtunk ki tendert. Ehelyett úgy döntöttünk, hogy először egy szakértői - minden szereplőt felvonultató - stábot felállítva és a döntésbe bevonva felmérjük a piacot, s kiválasztjuk azokat a szolgáltatókat, amelyekkel párbeszédet kezdeményezve közösen keressük a megoldást. Habár az új program bevezetése kapcsán határozott elképzeléseink voltak, nyitottak voltunk a hatékonyságunkat tovább növelő ötletekre, javaslatokra. A piac alapos szondázását követően két komoly tapasztalattal rendelkező céggel kezdtük meg a tárgyalásokat.

Kérdésének második felére válaszolva a Wienerberger számára megfelelő bérszámfejtő rendszernek több, általunk felállított szempontnak kellett megfelelnie. Egyrészt korábban olyan rendszerrel dolgoztunk, amely minden telephelyen lokálisan működött, így nagyon nehéz volt a központban dolgozó kolléganők számára, hogy érdemben segítsék a gyárakban folyó bérszámfejtést. A törvénymódosulásokat és szoftverfrissítéseket is nehéz volt mindenhol egyenként követni. Meg akartuk könnyíteni az esetleges hibák megtalálását és orvoslását, vagyis a vidéki telephelyeken dolgozó kollégák támogatását. A munkaszervezésen kívül fontos szempont volt, hogy a program illeszkedjen a meglévő és kitűnően működő, Microsoftalapokon nyugvó informatikai környezetbe. További szempont volt még a megoldás kiválasztásánál, hogy testre szabható legyen. A korábbi hibákból okulva nem akartunk belefutni egy "konzervmegoldásba", amely működik ugyan, de ujjban kicsit rövid, és vállban gyakran szűknek bizonyul.

- Nyilván nincs két egyforma cég, de mégis mi volt az a jellemző, amely miatt kiestek az egyediséget kevésbé támogató szolgáltatók és bérügyviteli programjaik?

B. Zs.: - Vállalatunknál több mint harminc munkarend létezik. Ha ezeket nem - vagy hosszú távon is csak áthidaló megoldások révén - kezelő rendszert választunk, akkor csupán töredékében valósult volna meg az elvárt hatékonyság. Ezért voltak fontosak számunkra az egyéni igényeket támogató fejlesztések és a program testre szabhatóságának lehetősége. Nem utolsó sorban szempontrendszerünk egyik fontos eleme volt az is, hogy a kiválasztásra kerülő cég megfelelő referenciákkal rendelkezzen. Ezek alapján végül a nexONBÉR bérügyviteli programra esett a választásunk. A NEXON megoldása "alapfelszereltségében" tartalmazza a több telephelyes cégek bérügyvitelét, megfelelően támogatott, tökéletesen illeszkedik a Microsoft-környezetbe, igény szerint testre szabható, és komoly referenciákkal rendelkezik.

- Úgy tudjuk, hogy a potenciális szolgáltatójelöltekkel folyó párbeszéd végül is a bérszámfejtés mellett egy másik, ahhoz szorosan kapcsolódó terület megújításához vezetett...

B. Zs.: - Eredetileg csak bérszámfejtő rendszert kerestünk, amikor azonban a szolgáltatókkal leültünk beszélgetni, szóba került a munkaidő-nyilvántartás kérdése is. Mivel korábban a munkaidő-nyilvántartásunk papír alapon, kézzel történt, logikusnak tűnt áttérni az elektronikus feldolgozásra. Ráadásul a két rendszer integráltan tud együttműködni, így erre is ajánlatot kértünk. A NEXON által kínált csomag minden szempontból kedvező volt, ezért döntöttünk úgy, hogy a nexONBÉR mellett a nexONTIME beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszert is bevezetjük.

- Áttérve a konkrét bevezetésre: hogyan zajlott az új rendszerek hadrendbe állítása?

B. Zs.: - 2004 szeptemberében döntöttünk a nexONBÉR és a nexONTIME bevezetése mellett. A NEXON munkatársaival október végén fogtunk a helyzetfelméréshez, amelynek első állomásaként a NEXON útmutatásai alapján kidolgoztuk a projekttervet. A Wienerberger részéről a bérszámfejtők és az informatikusok bevonásával kezdődött meg a közös munka. Nagyon pozitív volt számunkra, amikor a NEXON felismerte vállalatunk egyéni igényeit, s szimpatikus volt az is, ahogy a NEXON munkatársai ezeket az igényeket egy testre szabott rendszerré formálták. Nekünk pont erre volt szükségünk. A bevezetés során maximális támogatást vártunk el, és ezt meg is kaptuk a NEXON-tól. Különösen nagy segítséget jelentett, hogy ott voltak velünk az első háromnégy bérszámfejtési hónapban, amikor különféle beállítási és paraméterezési feladatokat kellett végrehajtani.

- Beszélne egy kicsit a bevezetési folyamat technikai részéről? Milyen konkrét kihívásoknak kellett megfelelni az új rendszernek?

B. Zs.: - A kihívás technikai szempontból a bérrendszer és a sokféle munkarend közötti kapcsolat megteremtése volt. Mint említettem, vállalatunknál 30 különböző munkarend van érvényben, hiszen a Wienerberger egy folyamatosan, 3 műszakban termelő vállalat. A munkarendek gyáranként is eltérőek, így ezeket egyenként kellett összegyűjteni, majd rögzíteni a nexONTIME-ban. Ezzel párhuzamosan a bérszámfejtésben általunk használatos kódokat kellett egységesíteni. Az évek során a különböző telephelyeken különböző kódok jelentették a bérszámfejtésben ugyanazt a dolgot. Ezeket a kódokat szintén uniformizálni kellett. Végül 2005 januárjában kezdtük el tesztelni a rendszert, és 2005 februárjában már a nexONBÉR-rel számfejtettük dolgozóink bérét. A bevezetésben cégen belül a bérszámfejtőkön kívül az informatikus kollégák is segítségünkre voltak, és az első hónapokban még közösen készítettük el a számfejtéseket.

- Hogyan értékelték a bérszámfejtéssel foglalkozó munkatársak a változást?

B. Zs.: - Az egyik bérszámfejtőnk az előző munkahelyén is a NEXON bérügyviteli programjával dolgozott, igaz, annak korábbi verziójával, de az ennek kapcsán szerzett tapasztalata így is nagy segítséget jelentett a nexONBÉR különböző területeinek kialakításánál. A kollégáink maximálisan megkedvelték a rendszert, és a korábban követelményként megfogalmazott központi segítségnyújtás is rendkívül jól működik. Ha az egyik telephelyünkön probléma merül fel, elég a budapesti központban a képernyőre nézni, s máris megtalálható és korrigálható a probléma. A bérszámfejtés havonta 5-6 munkanapot vesz igénybe, azonban ez az időtartam igen szoros munkamenetet követel meg. Szerencsére a program megbízhatósága és a jogszabályi változások kapcsán elvárt frissíthetősége garancia arra, hogy ne csússzon hiba a számfejtésbe, mint ahogy azt az elmúlt időszak tapasztalatai is alátámasztották.

- A nexONTIME beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer mennyiben könnyíti meg a munkájukat? Mennyire használják ki a megoldásban rejlő lehetőségeket?

B. Zs.: - A munkaidő-nyilvántartások korábban szintén lokálisan történtek, ezeket sikerült az új rendszerrel központosítani. Ezzel párhuzamosan a papír alapú helyett áttértünk az elektronikus adatfeldolgozásra. A nexONTIME-ból automatikusan kerülnek át a munkaidővel kapcsolatos adatok minden hónap végén a nexONBÉR-be. A NEXON kártyával működő beléptető kapuit első körben a budapesti központban vezettük be. Az első év mindig a konszolidáció éve, a kollégáknak mélyrehatóan meg kell ismerniük az új rendszert. A további fejlesztéseket folyamatosan kívánjuk végrehajtani, mert a bérszámfejtő és a munkaidő-nyilvántartó rendszer együttes bevezetése igen komoly idő- és energiaráfordítást igényelt ebben az évben.

- Informatikusszemmel hogyan látja a NEXON programjainak bevezetését? Könnyebb lett általuk a munkája?

B. Zs.: - Informatikai szempontból a központosított rendszer a megfelelő megoldás a bérszámfejtésre, így sokkal könnyebb, hatékonyabb az üzemeltetés. A mentések gyorsabban és biztonságosabban elvégezhetők, egyedül az jelenthet problémát, ha nem működik a hálózat, a szerver. Ez azonban bármikor, bárhol előfordulhat, minden informatikai rendszer velejárója.

- Korábban említette, hogy a szigetszerű működés, illetve az integráció hiányában, nem utolsósorban pedig a korábbi szolgáltató nehézkes hozzáállása kapcsán problémát jelentett a bérszámfejtés során szükséges jogszabályi változások követése. Erre is gyógyír volt a NEXON megoldása?

B. Zs.: - Igen, a frissítések azóta gyorsan, nagyon egyszerűen, és ami talán a legfontosabb: a bérszámfejtés jogi kötelezettségeinek megfelelően kivitelezhetők. A NEXON a megállapodásunk alapján e-mailben értesít minket a legújabb frissítésről, ezt mi letöltjük, és tulajdonképpen két perc múlva már működik is a program aktuális verziója. A frissítés alatt biztonsági okokból hozzáférhetetlenné teszszük a programot, majd ezt követően, ami összességében nem jelent többet 10-15 percnél, újra használható a program mind a központban, mind pedig az összes telephelyen.

- Milyen pozitív visszajelzésekről tud beszámolni akár a rendszerrel dolgozók, akár a munkavállalók részéről?

B. Zs.: - A dolgozók részéről az a pozitív visszajelzés, ha nem érzik meg a változást, hiszen mindenki számára fontos dolog a bér kérdése, egészen pontosan az, hogy időben, zökkenőmentesen és a munkaszerződésnek megfelelően történjen meg a kifizetés. A gyárainkban ugyanakkor különösen jó szolgálatot tesz a nexONTIME, mert az egyedi munkarend szerint dolgozók munkaidejét is ebben a programban tervezzük meg. Az is pozitívuma a rendszernek, hogy amíg eddig több helyről végezték a kollégák a banki átutalásokat, addig most ez egy helyről történik. Bizonyára hasznos lesz majd a menedzsment számára a rendszer adatszolgáltatása, de ezt csak az első év letelte után fogjuk használni, ugyanis addigra gyűlik össze a különböző elemzések elvégzéséhez szükséges adatmennyiség.

- Milyen tanulságokat, vagy ha úgy tetszik, jó tanácsokat fogalmazna meg a bevezetéssel kapcsolatban?

B. Zs.: - Mind a nexONBÉR, mind a nexONTIME felhasználóbarát rendszer. Olyan "életszagú" programok, amelyek magyar viszonyokra szabottak, és folyamatosan frissíthetők. Mindemellett a NEXON-ban egy megbízható és szakmailag felkészült partnerre leltünk, amely proaktív is egyben: jelzi felénk a jogszabályi és szoftveres változásokat, nem nekünk kell ezeknek utánajárni. Összességében azt mondhatom, hogy elértük a célunkat a NEXON humáninformatikai rendszereinek bevezetésével, mert költség- és időkereteken belül lezajlott a projekt, és hozta az elvárt eredményeket. Számunkra a NEXON igazi építő megoldás.